Zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm., dalej jako „PZP”), Zamawiający wzywa wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1, lub którzy nie złożyli pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane przez zamawiającego oświadczenia i dokumenty, o których mowa w art. 25 ust. 1, zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania; a złożone na wezwanie zamawiającego oświadczenia i dokumenty mają potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo termin składania ofert.

Z powyższego wynika, że obowiązek wezwania do uzupełnienia dokumentów na podstawie art. 26 ust. 3 PZP dotyczy wszystkich dokumentów wskazanych w art. 25 ust. 1 PZP, zgodnie z którym w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający może żądać od wykonawców wyłącznie oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wskazanych w ogłoszeniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert. Do dokumentów, o których mowa powyżej należą dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego.

Zamawiający nie może zatem wezwać do uzupełnienia dokumentu, który nie został przewidziany w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 25 ust. 2 PZP, jak również dokumentu, którego złożenia nie wymagał pierwotnie w ogłoszeniu o zamówieniu i specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

W orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej (dalej jako „KIO”) panuje zgodny pogląd, że procedurze określonej w art. 26 ust. 3 PZP podlegają tylko i wyłącznie te dokumenty, które potwierdzają spełnianie warunki udziału w postępowaniu oraz spełnianie postawionych wymagań przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane.

W wyroku KIO z dnia 29 czerwca 2010r, sygn. akt :KIO 1222/10, Izba wskazała, że: „(…) w ocenie Izby nie złożone przez wykonawcę dokumenty oraz próbki nie stanowiły wyłącznie dokumentów oraz oświadczeń, które miały potwierdzać spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, do których odwołanie zawiera norma przepisu art. 26 ust. 3 ustawy. Z dokumentów oraz próbek wynikać miała deklaracja wykonawcy co do oferowanej nawierzchni, z jakiej zamierza wykonać boisko, a zatem stanowiły one element oświadczenia woli wykonawcy. Nie miały one charakteru wyłącznie informacyjnego, a zatem nie podlegały uzupełnieniu w trybie art. 26 ust. 3 ustawy. (…)”

Podobnie Sąd Okręgowy w Szczecinie w wyroku z 28 stycznia 2010 roku (sygn. akt: II Ca 1211/09) przyjął, że oświadczenia, które nie mają charakteru informacyjnego, lecz stanowią oświadczenie woli wykonawcy o wykonaniu przedmiotu zamówienia w sposób wymagany przez zamawiającego, nie mieszczą się w katalogu oświadczeń potwierdzających spełnianie wymagań określonych przez zamawiającego, a zatem nie podlegają uzupełnieniu w trybie art. 26 ust. 3 PZP.

Każdorazowo o charakterze dokumentu przedkładanego zamawiającemu będą zatem decydować dokumenty postępowania. Tutaj warto też powołać wyrok KIO z dnia 25 lipca 2014r., sygn. akt: KIO 1434/14, gdzie Izba odniosła się do charakteru dokumentu jakim jest harmonogram rzeczowo – finansowy, który często występuje w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego na roboty budowalne. W uzasadnieniu powołanego wyroku KIO wskazała, że : „ każdorazowo o charakterze dokumentu jakim jest Harmonogram rzeczowo – Finansowy decyduje znaczenie jakie nadał mu zamawiający na gruncie konkretnego postępowania: może on stanowić treść oferty w rozumieniu wskazanych wyżej przepisów; może on być dokumentem potwierdzającym, że oferowane dostawy usługi i roboty spełniają wymagania stawiane przez zamawiającego, o którym mówi art. 25 ust. 1 i który podlega na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy uzupełnieniu; może wreszcie być dokumentem pomocniczym, informacyjnym, niedefinitywnym – o względnej elastyczności, którego ostateczna treść podlega ustaleniu między stronami, stosownie do sytuacji i możliwości czasowych, nie wywołującym negatywnych sankcji dla wykonawcy.”.